Заметки сисадмина о интересных вещах из мира IT, инструкции и рецензии. Настраиваем Компьютеры/Сервера/1С/SIP-телефонию в Москве

Создание типовых операции.

2007-04-30 · Posted in Бухгалтерия
  1. Создание типовой операции начинается с ввода в список типовых операций программы «1C: Бухгалтерия» новой строки. Общие принципы именования типовых операций и советы по их расположению в списке приведены в Руководстве пользователя. Здесь приведен общий совет: вводите такое наименование, чтобы по нему была понятна суть операции. Причем, это нужно делать не только тогда, когда вы создаете операции для кого- то, но и тогда, когда вы создаете операции для своих нужд. Пространное именование облегчит поиск нужной типовой операции в списке. Хотим также напомнить, что типовые операции в списке можно копировать, при этом копируется не только наименование (которое, конечно же, необходимо будет изменить), но и шаблон типовой операции. Таким образом, можно создать новую типовую операцию на основе одной из существующих (созданных вами или входящих в поставку «1С: Бухгалтерии»). Или можно быстро создать набор сходных типовых операций, например, отличающихся только аналитикой проводок.

  2. Выберите введенную в список типовых операций строку и нажмите клавишу F5 для вызова редактора шаблонов типовых операций. Редактор шаблонов типовых операций позволяет открыть для редактирования одновременно несколько шаблонов в отдельных окнах. Удобно использовать такую возможность, чтобы «подглядывать» в существующие шаблоны и использовать их как образцы для создания собственных типовых операций.

    Окно для редактирования шаблона типовой операции состоит из двух частей. В нижней части окна выдается форма операции. Форма операции всегда состоит из заголовка операции, где располагаются реквизиты операции, и многострочной части со списком проводок. При вводе операций вручную реквизиты операции и бухгалтерские проводки, составляющие операцию, вводятся в такую же форму. Использование для редактирования шаблона типовой операций формы операции позволяет наглядно представить результат- то, как в итоге будет выглядеть операция.

    Однако, в окне редактирования шаблона типовой операции и реквизиты операции в целом, и реквизиты проводок операции используются не для ввода бухгалтерской информации, а для описания правил заполнения этих реквизитов. Для непосредственного задания правил служат управляющие элементы, расположенные в верхней части окна редактирования шаблона типовой операции. При выборе какого-либо реквизита операции или проводок в нижней части окна, содержимое реквизитов в верхней части окна будет отображать свойства выбранного реквизита. Там же будет выполняться и редактирование свойств выбранного реквизита. Переключение между двумя частями окна редактирования шаблона типовой операции выполняется при помощи мыши или клавишами Shift+F6.

    Если редактируются свойства реквизита операции (даты, номера, суммы, других реквизитов), для наглядности в нижней части окна редактируемый реквизит обводится жирной синей рамкой. Редактор шаблонов также позволяет управлять переходом по реквизитам типовой операции при ее использовании. Переход к тому или иному реквизиту или его пропуск при вводе типовой операции задается установкой соответствующего значения свойства "Активизировать". Использование этого свойства позволяет существенно сократить количество действий при вводе типовой операций и, как следствие, повысить эффективность работы.

  3. Начните создание шаблона типовой операции с определения свойств реквизитов операции. К реквизитам операции относятся дата и номер операции, сумма и содержание операции. При вводе операции любой реквизит операции может заполняться одним из следующих способов:

    • Значение реквизита вводится вручную.

    • Значение реквизита заполняется каким-либо начальным значением и затем редактируется.

    • Значение реквизита заполняется автоматически и не редактируется.

    В шаблоне типовой операции это определяется выбором одного из трех способов заполнения реквизита: непосредственное указание значения в шаблоне, указание режима копирования или указание формулы, по которой будет рассчитываться значение. Для этого используются реквизиты верхней части окна редактирования шаблона типовой операции.

    Какой порядок заполнения того или иного реквизита следует установить, целиком определяется той хозяйственной операцией, для которой создается типовая операция. Ниже, когда речь пойдет о конкретных реквизитах операции, мы проиллюстрируем это на примерах.

    Дата операции.

    Дата операции обычно заполняется рабочей датой, установленной в режиме настройки параметров (по умолчанию рабочая дата совпадает с системной датой компьютера). Независимо от установки свойства «Активизация», дата операции активизируется всегда. При последовательном и своевременном вводе операций нет необходимости редактировать автоматически присвоенную дату- достаточно нажать Enter, чтобы подтвердить дату и перейти к следующему реквизиту. Однако в некоторых случаях имеет смысл изменить автоматически проставляемую дату. Например, формирование финансовых результатов обязательно выполняется в конце месяца, соответственно, операции для регистрации финансовых результатов также должны вводиться последней датой месяца. Чтобы случайно не ошибиться при вводе таких операций, можно при настройке типовой операции задать формулу для реквизита «Дата операции», которая бы автоматически устанавливала в качестве даты операции последний день текущего месяца. Формула эта достаточно простая:

    КонМесяца (ДатаОперации)

    ее следует ввести в поле "Формула" в верхней части окна редактирования шаблона типовой операции, когда в нижней части окна выбран реквизит "Дата операции". В этом случае при вводе типовой операции с датой, настроенной таким образом, дата операции, независимо от рабочей даты, всегда будет равна последнему дню месяца.

    Номер операции.

    Номер операции присваивается программой автоматически. В «1С: Бухгалтерии 7.7» номер не несет большой смысловой нагрузки и, чаще всего, нет причин менять его. Поэтому, если вы не хотите лишний раз нажимать Enter при вводе операции, поставьте для реквизита «Номер» свойство «Активизация» в значение «Пропустить».

    Сумма операции.

    Сумму операции целесообразно вводить в том случае, если она является исходной суммой для расчетов сумм проводок типовой операции, или каким либо образом иллюстрирует суть операции. Например, если типовая операция создается для оформления поступления выручки от разных источников в кассу, то сумма операции может показывать общую сумму выручки. Если же сумма операции в целом не важна, можно, так же, как и для номера операции, выбрать пропуск суммы при вводе, в этом случае сумма будет рассчитываться по правилам, установленным для расчета суммы операции в режиме настройки параметров программ (меню «Сервис», пункт «Параметры»).

    Содержание.

    Реквизит «Содержание» иллюстрирует суть хозяйственной операции, и позволяет найти нужную операцию в журнале операций. Поэтому этот реквизит при вводе операций вручную мы рекомендуем заполнять всегда. (Содержание операции может не заполняться при использовании документов, потому что документ в какой-то мере сам характеризует хозяйственную операцию, которая регистрируется с его помощью.) При создании шаблона типовой операции можно заранее предусмотреть, каким образом будет заполняться этот реквизит. Если содержание операции- постоянное, и его не требуется редактировать при вводе, тогда следует ввести содержание непосредственно в реквизит «Содержание» в нижней части окна редактирования шаблона типовой операции, и установить для этого реквизита свойство «Активизация – Авто» или «Активизация – Пропускать». В этом случае при вводе типовой операции у вас уже будет готовое содержание. Содержание операции может включать какую-то постоянную часть- текст, который будет присутствовать всегда, и переменную часть- текст, которые необходимо вводить вручную. В этом случае постоянную часть содержания можно ввести в соответствующий реквизит шаблона типовой операции, а свойство «Активизация» установить в «Активизировать»: в этом случае при вводе типовой операции содержание всегда будет активизироваться, независимо от наличия в этом реквизите текста. Наконец, текст содержания операции можно формировать полностью автоматически. С этой целью в поле «Формула» необходимо ввести формулу, результатом которой будет строка содержания операции. Например, для операции начисления амортизации можно для содержания указать такую формулу:

    "Амортизация за " + Формат(ДатаОперации, "Д ММММГГГГ")

    В этом случае в содержание операции будет введена строка, содержащая слова «Амортизацияза» и название месяца и год, определенные по дате самой операции: в августе это будет «август 2000 г.», в сентябре- «сентябрь 2000 г.», и т.д. При таком задании содержания операции целесообразно установить для этого реквизита "Активизация- Пропускать". В процессе редактирования шаблона типовой операции не забывайте периодически сохраняться результаты своего труда. Для этого можно использовать пункт "Сохранить" из меню действия главного меню программы, клавиши Ctrl+S или кнопку с дискетой в панели инструментов окна редактирования шаблона типовой операции.

  1. Создайте список проводок типовой операции. Прежде, чем излагать рекомендации по настройке реквизитов проводок типовой операции, необходимо еще раз сказать, что шаблон типовой операции предназначен не для ввода бухгалтерских операций, а для описания правил заполнения реквизитов операции и проводок. Поэтому при создании проводок в шаблоне типовой операции не будет запрашиваться ввод всех обязательных реквизитов проводок, как это происходит при вводе операции. Даже если не один реквизит проводки не будет заполнен, новая проводка все равно будет создана в списке проводок типовой операции (в колонке № появится номер этой проводки). В этом случае реквизиты проводки можно отредактировать позднее. Итак, на первой этапе создания проводок типовой операции достаточно создать список проводок, указав в них только корреспондирующие счета. Если вы заранее продумали схему проводок типовой операции, это должно занять много времени. Данный совет предполагает, что проводки создаваемой типовой операции имеют разные корреспонденции. Если же в типовой операции предполагается ввод группы одинаковых проводок, отличающихся только, например,, значениями субконто, тогда удобнее сначала ввести одну проводку и настроить ее, а остальные проводки создать копированием первой проводки.

  2. Настройте заполнение реквизитов проводок типовой операции. Для любого реквизита проводки можно настроить один из трех способов заполнения (эти способы уже упоминались выше): напрямую указать значение реквизита, задать режим копирования из других реквизитов или указать формулу для автоматического заполнения. Использование для этого управляющих элементов окна редактирования шаблона типовой операции подробно рассматривается в Руководстве пользователя.

Корреспондирующие счета.

Как правило, корреспондирующее счета проводок целесообразно указывать непосредственно в шаблоне типовой операции, а не выбирать их из плана счетов при воде операции. Такой подход существенно упрощает ввод типовой операции, уменьшает вероятность ошибок при вводе; кроме того, легче выполняется последующая «донастройка» типовой операции. Несмотря на то, что при этом сложно поддерживать большое число однотипных операций, это компенсируется простотой их внутреннего устройства и понятностью при использовании. Например, если основные средства приобретаются организацией и для собственных нужд, и для передачи в лизинг, лучше всего создать 2 типовые операции, назвав их, например, «Приобретение ОС для себя» и «Приобретение ОС для передачи в лизинг». Схемы проводок этих операций будут почти одинаковыми, различие будет только в счете дебета проводки по поступлению основного средства: счет 08.4 или 08.11, поэтому вторую типовую операцию легко создать, скопировав первую и изменив указанный счет. Также необходимо заметить, что, обычно для указания корреспондирующих счетов не используется задание с помощью формул. Непосредственное указание корреспондирующих счетов необходимо, если вы создаете типовые операции для использования кем-либо другим.

Субконто.

Следующий шаг в настройке реквизитов проводки- определение правил заполнения аналитики проводки. Здесь, так же как и для счетов, возможны 3 варианта заполнения. В отличие от счетов, для субконто как раз наоборот: предпочтительным является выбор нужного субконто при вводе операции, но при этом также следует учитывать особенности конкретного вида субконто. Например, субконто «Банковские счета» в типовой конфигурации «1С: Бухгалтерии 7.7» используется для ведения аналитического учета на счетах 51 «Расчетный счет» и 52 «Валютный счет» плана счетов типовой конфигурации. Для хранения списка объектов аналитического учета – банковских счетов – в типовой конфигурации «1С: Бухгалтерии 7.7» используется справочник "Банковские счета". Ведение списка банковских счетов своей организации предоставлен самому пользователю. При вводе проводок по счетам 51 или 52 необходимо выбирать нужный банковский счет из списка. Но, в большинстве случаев, список банковских счетов организации невелик, а то и ограничен одним расчетным счетом. Поэтому при создании типовой операции, например, "Оплата поставщику с расчетного счета" с проводкой Д60 – К51, наиболее удобно будет для счета 51 сразу указать нужное субконто вида "Банковские счет", то есть конкретный расчетный счет. Приведем еще один пример. На счете 68 аналитический учет ведется по субконто "Виды платежей в бюджет", а список субконто ограничен возможными причинами движения средств по счету. Этот список является исчерпывающим, и пользователю нет необходимости его изменять или дополнять. Поэтому при настройке проводок с использованием счета 68 предпочтительнее будет сразу указать нужное значение в шаблоне т.

Итак, подытожим принципы указания субконто при настройке типовой операции. Если в проводке типовой операции используется субконто, но с небольшим и редко изменяемым количеством элементов, или с постоянным список значений, предпочтительнее сразу указать в шаблоне типовой операции нужное значение субконто. Во всех остальных случаях следует задать выбор субконто непосредственно при вводе типовой операции. Настраивать свойство "Копирование" для субконто проводок типовой операции особой необходимости нет: задаваемое по молчанию значение "<Авто>" приведет к тому, что указанное первый раз при вводе операции значение субконто будет перенесено в аналогичные реквизиты других проводок операции.

Валюта и сумма в валюте.

Валюту и сумму в валюте при воде операции чаще всего приходится указывать вручную, и сложно придумать пример, когда валюта в проводке указывается автоматически, при этом вид валюты определяется по какой-либо формуле. Но и здесь следует принимать во внимание смысл создаваемой операции в целом. Например, в типовой операции по перечислению средства с валютного счета, в соответствии с рекомендациями, изложенными выше, целесообразно сразу указать конкретный валютный счет. Но, так как валютный счет предназначен для работы только с конкретной валютой (например, с долларами США), то и саму валюту в такой проводке можно указать непосредственно в шаблоне типовой операции.

Количество.

Чаще всего количество проводки вводится вручную при вводе операции, или вычисляется автоматически по формуле. Если количество указывается в нескольких проводках типовой операции, то один раз указанное (или вычисленное) количество можно скопировать в другие проводки. Настройка копирования легко выполняется при помощи управляющих элементов верхней части окна редактирования шаблона типовой операции.

Сумма.

Как и количество, сумма проводки обычно вводится вручную, или вычисляется по заранее настроенным формулам. Например, суму проводки по начислению НДС с выручки по ставке 18% удобно вычислять автоматически, указав для реквизита "Сумма" проводки такую формулу в поле "Формула" в верхней части окна редактирования шаблона типовой операции:

Сумма. Операции* 18/118

В особых пояснениях данная формула не нуждается, можно только сказать что в этом случае при вводе операции после указания суммы операции в целом, сумма проводки будет вычислена по указанной формуле Копирование сумм проводок также возможно, но это определяется смыслом и схемой проводок операции.

Содержание проводки.

Содержание проводки чаще всего вводится в шаблон типовой операции, и не редактируется при вводе операции. Кроме того, содержание проводки может формироваться автоматически как результат вычисления формулы. Подобный пример, но для содержания операции, был приведен выше.

Leave a Reply